Hình thức họp trực tuyến đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, nhất là đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các vùng miền khác nhau. Thì việc họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí công tác, đi lại, mà vẫn đảm bảo được tiến độ và hiệu quả công việc.

Vậy nếu để thực hiện và tổ chức 1 buổi họp trực tuyến thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những dụng cụ gì? Và tại sao doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp trực tuyến? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của LEDONE Việt Nam.

Họp trực tuyến doanh nghiệp – tiết kiệm, hiệu quả cao

Hình thức họp trực tuyến đang dần trở thành xu hướng trong những năm gần đây. Nhất là đại dịch Covid 19 vừa qua thì các doanh nghiệp càng thấy rõ được sự cần thiết của hình thức họp trực tuyến, khi có thể kết nối mọi người ở nhiều khu vực, vị trí khác nhau và thông qua màn hình có thể bàn bạc và triển khai công việc. Từ đó vừa tiện lợi, hiệu quả công việc cũng không thay đổi mà tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại cho nhiều người.

Nếu như sử dụng các hình thức họp, báo cáo thông qua Email, Skype…thì chúng đều có giới hạn về số người tham gia, thời gian cuộc họp và chi phí cho phần mềm. Nhưng khi lựa chọn các thiết bị họp trực tuyến qua màn hình thì mọi việc đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều, dễ dàng sử dụng và có thể ứng dụng lâu dài. Quan sát công việc, báo cáo 1 cách chi tiết nhất.

Các thiết bị họp trực tuyến cần thiết

Để chuẩn bị cho 1 cuộc họp thông qua màn hình và kết nối được nhiều người với nhau thì doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị phòng họp trực tuyến bao gồm:

Thiết bị thu phát

Với 1 bộ thiết bị phòng họp trực tuyến nó sẽ bao gồm các thiết bị nhỏ đi kèm không thể thiếu như:

Camera: làm nhiệm vụ thu phát tín hiệu từ hình ảnh
Microphone: thu tín hiệu âm thanh
Remote: điều khiển
Codec: Phần xử lý mã hoá và truyền tín hiệu âm thanh/hình ảnh qua đường truyền
Bộ nguồn và 1 số dây tín hiệu đi kèm

Đường truyền mạng

Với hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến thì nó được vận hành thông qua đường dây truyền mạng, chính vì thế doanh nghiệp cần chuẩn bị đường truyền mạng đủ mạnh để cuộc họp có thể diễn ra 1 cách hoàn hảo mà không bị gián đoạn hay mất tín hiệu trong lúc họp. Và băng đường truyền mạng sẽ cần đáp ứng được 1 số yêu cầu nhất định như:

Đường truyền mạng phải đạt ít nhất là 1 Mbps để có thể cho ra được hình ảnh chất lượng Full HD
Với những đường truyền nhánh thì mỗi nhánh cũng cần đạt 1 Mbps, và đường truyền tổng phải bằng tổng tốc độ của những đường truyền nhánh cộng lại

Màn hình hiển thị

Đây chính là phần quan trọng, bởi màn hình hiển thị sẽ quyết định trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Bạn có thể lựa chọn các màn hình hiển thị như:

- Tivi, máy chiếu (Hình thức họp truyền thống, nhưng với Tivi thì giới hạn về kích thước, khả năng truyền tải. Còn màn hình máy chiếu thì chỉ có thể hiển thị rõ tại khu vực có ánh sáng kém, chất lượng hình ảnh khá thấp, khó có thể đạt được độ phân giải Full HD)
- Màn hình LED: loại màn hình họp trực tuyến đang được ứng dụng nhiều nhất hiện nay, không bị giới hạn bởi kích thước. Doanh nghiệp có thể lựa chọn kích thước màn hình phù hợp với không gian phòng họp và nhu cầu sử dụng riêng, bên cạnh đó màn hình còn có thể chia nhỏ, phân vùng hiển thị. Phù hợp cho việc họp trực tuyến, họp chi nhánh tại doanh nghiệp. Màn hình ghép có độ phân giải hình ảnh Full HD cho nội dung trình chiếu sắc nét, sinh động hơn bao giờ hết. Hỗ trợ báo cáo, trình chiếu kế hoạch.

Xem thêm về màn hình LED và nhận ƯU ĐÃI LỚN tại đây

Màn hình ghép: loại màn hình đang dần trở thành xu hướng của năm 2020.

Các thiết bị hỗ trợ khác

Ngoài bộ điều khiển, màn hình hiển thị và đường truyền mạng thì để họp trực tuyến bạn cũng cần thêm 1 số thiết bị họp hỗ trợ khác như:

Bảng điện tử
Loa
Thiết bị lưu trữ
Bộ khuyếch đại

…

Làm thế nào để lựa chọn thiết bị họp trực tuyến hợp lý nhất cho doanh nghiệp?

Để ứng dụng thiết bị họp trực tuyến hợp lý, tiết kiệm chi phí thì trước khi đầu tư thì doanh nghiệp cần xác định được những yếu tố cần thiết như:

Xác định được nhu cầu hội họp: họp kết nối trực tuyến, trình bày báo cáo, kế hoạch
Không gian, kích thước phòng họp bao nhiêu? để lựa chọn được màn hình ưng ý, vừa vặn với không gian và đảm bảo được tính thẩm mĩ cho không gian lắp đặt
Xác định được ngân sách đầu tư phù hợp để có thể tiết kiệm được chi phí đầu tư, nhanh chóng tìm được màn hình phù hợp
Khảo sát phòng họp, xác định số lượng người tham gia mỗi cuộc họp là bao nhiêu người
Ánh sáng tại phòng họp, có bị ảnh hưởng hay tác động bởi môi trường xung quanh hay không?
Lên kế hoạch triển khai và lắp đặt

Khi xác định và trả lời hết những câu hỏi trên thì việc lựa chọn màn hình, thiết bị họp trực tuyến là vô cùng đơn giản, dễ dàng cho doanh nghiệp. Hoặc bạn có thể nhờ đến sự tư vấn của nhân viên bán hàng, nhân viên kỹ thuật bên đơn vị phân phối, bán giải pháp họp trực tuyến để có thể tìm ra được thiết bị phù hợp nhất, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả khi sử dụng.

Để được tư vấn thêm về sản phẩm hoặc nhận báo giá màn hình Led, quý khách hàng vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

Công ty cổ phần Công nghệ LEDONE Việt Nam:

Trụ sở: Số 129/62/2A Đường số 2, Phường 16, Quận Gò Vấp, TP.HCM.